Privacybeleid

Future Focus Consultancy hecht grote waarde aan jouw privacy en de bescherming van jouw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, met welk doel, op basis van welke grondslag en hoe lang wij ze bewaren. Ook lees je hier welke rechten je hebt en hoe je deze kunt uitoefenen.

Wij houden ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG. Omdat wij een AI-consultancy zijn, leggen wij specifiek uit hoe wij omgaan met AI-tools en de gegevensverwerking die daarbij komt kijken.

1. Verantwoordelijke voor de verwerking

Future Focus Consultancy is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Future Focus Consultancy
Gangeslaan 140, 1448 DH Purmerend
KvK-nummer: 78761077
E-mail: hello@futurefocus.site

Voor vragen over privacy of verzoeken om jouw rechten uit te oefenen kun je terecht op hello@futurefocus.site.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens die je ons zelf verstrekt of die ontstaan bij het gebruik van onze diensten en website. Het gaat om de volgende categorieën:

Contact- en bedrijfsgegevens

• Voor- en achternaam
• Functie en bedrijfsnaam
• Zakelijk e-mailadres en telefoonnummer
• Adres en factuurgegevens
• KvK- en btw-nummer

Communicatie- en deelnemersgegevens

• Inhoud van berichten via het contactformulier of e-mail
• Deelnamegegevens aan workshops, trainingen of evenementen
• Aanwezigheidsregistratie en eventuele certificaten
• Feedback en evaluaties

Technische gegevens

• IP-adres
• Apparaat- en browsergegevens
• Surfgedrag op onze website (na toestemming, zie cookies)

Gegevens binnen AI-implementaties

Wanneer wij voor jou een AI-oplossing bouwen of implementeren (zoals een Custom GPT, chatbot of automatisering), kunnen daarbij gegevens worden verwerkt die jij of jouw medewerkers in deze tools invoeren. Hierover sluiten wij een aparte verwerkersovereenkomst.

3. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken jouw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden, telkens op basis van een geldige AVG-grondslag:

• Uitvoering van een overeenkomst: het leveren van workshops, trainingen, advies en AI-implementaties, inclusief facturatie en administratie
• Wettelijke verplichting: het voldoen aan fiscale, administratieve en andere wettelijke verplichtingen
• Gerechtvaardigd belang: het verbeteren van onze dienstverlening, beveiliging van onze systemen en relatiebeheer met bestaande klanten
• Toestemming: het versturen van een nieuwsbrief, marketingcommunicatie en het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies. Toestemming kun je op elk moment intrekken

4. Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

• Klant- en projectgegevens: 7 jaar na afronding van de overeenkomst (fiscale bewaarplicht)
• Contactvragen via formulier of e-mail: maximaal 2 jaar, daarna verwijderd of geanonimiseerd
• Nieuwsbriefabonnees: tot 3 maanden na afmelding, daarna verwijderd
• Deelnemersgegevens trainingen: 5 jaar na de training (voor certificering en kwaliteitsdoeleinden)
• Gegevens binnen AI-implementaties: volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst, doorgaans tot 30 dagen na beëindiging van de dienst
• Technische cookie- en sessiegegevens: conform de termijnen in ons cookiebeleid

5. Delen met derden en verwerkers

Future Focus Consultancy verkoopt jouw gegevens niet aan derden. Wij delen gegevens uitsluitend met partijen die ons helpen onze dienstverlening uit te voeren. Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin afspraken zijn gemaakt over beveiliging, vertrouwelijkheid en het correct gebruik van jouw gegevens.

De categorieën verwerkers die wij inschakelen zijn onder andere:

• Hosting- en e-mailproviders
• CRM- en projectmanagementsoftware
• Boekhoud- en facturatiesoftware
• Betaaldienstverleners
• Aanbieders van AI- en automatiseringstools (zoals OpenAI, Anthropic, Microsoft en Google)
• Analyse- en marketingtools (alleen na cookie-toestemming)

6. Internationale doorgifte

Sommige verwerkers waarmee wij samenwerken zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER), waaronder leveranciers van AI-tools in de Verenigde Staten. Wanneer wij gegevens doorgeven naar landen buiten de EER doen wij dat uitsluitend op basis van een geldig doorgiftemechanisme:

• Een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie
• Standaard contractbepalingen van de Europese Commissie (SCC's)
• EU-US Data Privacy Framework, indien de betreffende partij is gecertificeerd

7. Beveiliging van gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongeoorloofde wijziging. Denk aan versleuteling van verbindingen (TLS), tweefactorauthenticatie waar mogelijk, toegangscontrole en regelmatige back-ups.

Mocht zich onverhoopt een datalek voordoen, dan handelen wij conform de Meldplicht Datalekken en informeren wij waar nodig de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

8. AI en gegevensverwerking

Als AI-consultancy gebruiken wij regelmatig AI-tools (zoals ChatGPT, Microsoft Copilot, Claude en Gemini) tijdens onze dienstverlening en bij het bouwen van oplossingen voor klanten. Wij gaan hier zorgvuldig mee om:

• Wij gebruiken zakelijke versies van AI-tools waarbij invoer niet standaard wordt gebruikt voor het trainen van algemene AI-modellen
• Klantgegevens en vertrouwelijke informatie worden niet zonder expliciete afstemming in publieke AI-tools ingevoerd
• Bij het bouwen van Custom GPT's of agents leggen wij in een verwerkersovereenkomst vast welke gegevens worden gebruikt en hoe ze beschermd zijn
• Tijdens workshops trainen wij deelnemers expliciet over veilig en verantwoord AI-gebruik

9. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Future Focus Consultancy neemt geen geautomatiseerde besluiten over zaken die gevolgen kunnen hebben voor personen. Wij gebruiken AI dus niet om bijvoorbeeld klanten te scoren of beslissingen over hen te nemen zonder menselijke tussenkomst.

10. Jouw rechten

Onder de AVG heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage: opvragen welke persoonsgegevens wij van jou verwerken
• Recht op rectificatie: onjuiste gegevens laten aanpassen
• Recht op verwijdering: je gegevens laten wissen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn ze te bewaren
• Recht op beperking: de verwerking van jouw gegevens tijdelijk laten stopzetten
• Recht op bezwaar: bezwaar maken tegen de verwerking op grond van gerechtvaardigd belang of direct marketing
• Recht op dataportabiliteit: je gegevens in een gestructureerd formaat ontvangen of laten overdragen
• Recht om toestemming in te trekken: wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming

Wil je een van deze rechten uitoefenen? Stuur dan een e-mail naar hello@futurefocus.site. Wij reageren binnen 30 dagen. Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om je identiteit te verifiëren.

11. Cookies

Onze website gebruikt cookies om de werking te verbeteren en, na jouw toestemming, voor analyse en marketing. Lees ons cookiebeleid voor een compleet overzicht van welke cookies wij gebruiken en hoe je deze kunt beheren.

12. Klachten

Heb je een klacht over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via hello@futurefocus.site zodat wij dit samen kunnen oplossen. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13. Wijzigingen

Future Focus Consultancy behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid aan te passen, bijvoorbeeld bij wetswijzigingen of veranderingen in onze dienstverlening. De meest actuele versie vind je altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij je actief, bijvoorbeeld via e-mail of een melding op de website.